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admin2 さんの日記

2021
11月 21
(日)
09:00
メールの送受信あれこれ
カテゴリー  管理人より
タグ 
本文
メールについてのあれこれ。私が約25年くらい前のこ
と、まだ私が某インターネットプロバイダーに勤務して
いたころ、まだまだ携帯電話を使っている人も少なく、
メールという言葉は特定少数の人にしか分からない時代
でした。当時はサーバダウンなどのトラブルが起きると
ポケットベルが鳴って、よく深夜に呼び出されたもので
した。

 今では多くの人がメールという言葉を使うようになり、
本業関係においては殆どがメールで、電話による通話は
年に1度か2度程度である。しかし、空手関係は相変わ
らず電話でのやり取りが多い。データセンターに入ると
セキュリティ上、携帯電話は持ち込めないし建物内は圏
外になっている。センターを出て携帯を確認すると着信
履歴はほぼ100%空手関係者で年配の先生が多い(笑)

 いわゆる教師と呼ばれる方々とはメールで連絡をする
ことが多い。選手や知人や保護者さんとはSMSかライ
ンが多い。1対1でのメールでは殆どトラブルは起きな
いのだが、複数名やCc・Bcc、メーリングリストな
どを活用しだすと突然に連絡が取れなくなる方がいる。

 特に私自身が困ることはないのだが、メールが受信で
きていない恐れがあるのに平気な人が案外多い。私がメ
ール送って、例えばメーリングリストからメールをしま
したが届いていますか?とメールをしても「来てないで
すね。」で済ませてしまう人も多い。内容が気になった
りしないのだろうか。と思う以前に、重要なポストに居
る人だったら内容次第で多大な影響を及ぼす可能性すら
あって他人事ながら余計な心配をしてしまったりする。

 学校教諭でメールに不慣れな人は、例えば生徒が重要
な相談をメールした際に迷惑メールにフィルタされてし
まったり、着信拒否されていたり、学校側のメールサー
バ管理システムで除外されていたりする可能性がある。
 大人なら大事な案件で返事がなければ電話を入れて確
認をするなりするとは思うけれど、悩みがあって思い詰
めた学生が勇気を出して先生に相談したメールが届いて
いなかったとなれば取り返しのつかない事態にならない
とも限らず、数は少なくても私が指導的な立場にあると
したらメールの受信には相応の配慮をすると思う。

 次はCcメールの使い方について。役所や大学関係と
仕事をして来たので個人情報管理については神経を使っ
て来た。しかし空手関係では個人情報に甘い部分があっ
て、特にメールでは大量のメールアドレスをCcで送ら
れてくることも多々ある。基本的に公開用のアドレスを
空手関係では使用しているので特に私は困らないのだが、
メディア関係やお互いが無関係な人同士にCcで一斉に
メールをするのは如何なものかと思ってしまう。
 役所関係では似たようなことをやればニュースになっ
たり、謝罪を要求されてしまうこともある。
https://news.yahoo.co.jp/byline/ohmototakashi/20201201-00210375

 勝手にメールを晒されてしまい、たまたま得られたメ
ールアドレス宛にコンタクトをされる人もいるから困っ
たものである。またメールの引用をして複数に返信され
ることもあり、その中の署名などに携帯番号が含まれて
いたりして個人情報がダダ洩れなんてこともある。特に
空手の場合は、誰かの連絡先を尋ねられて回答したメー
ルを複数に転送する人もいて、有名選手の個人情報など
が拡散されることもしばしばある。

 個人的には私自身の基本的な個人情報(住所や電話)
などは知られても全く問題ないのだが、それを嫌がる人
もいるので相応の配慮は必要であると思っている。

 続いては添付ファイルについて。とにかく無駄に大き
なサイズのメールをして来る人がいる。あとはテキスト
データで済むものをわざわざバイナリーデータのPDF
にして送ってくる人もいる。一応、それなりの通信網が
あるので困ったことはないが、出先などで貧弱な通信網
からデータの送受信をする際は厄介であると思う。また、
データの扱い方が不慣れな人もいて、古いデータ等が残
ったまま送られてくる場合もある。例えるならExcelで
シートコピーして隠れて埋もれたタブの中に住所録など
のデータが隠れていて個人情報がダダ洩れなんてことも
ある。空手の場合、選手リストなどで別のタブに電話番
号がズラリと残っているなんてこともある。

 あとはアウトルックなどのソフトウェアに依存する内
容のものでWinMail.datなどの処理が面倒だったりする。
変換すれば展開できるのだが、とにかく面倒。あとは無
意味なパスワード保護。添付ファイルにパスワードを施
して、別のメールでパスワードを送ってくるアレ。正式
名称はペンパイナッポーアッポーペンだったかな?メー
ルが暗号化されているなら少しは理解できるが、普通に
メールして本文中にパスワードを書いていて殆ど無意味。
 もちろん、ワンタイムパスワードや初期パスワード等
なら理解出来ますけど、例えば公開する参加リストのよ
うなものにパスワードを付ける意味は良くわからない。

 隠すべき情報が隠れていなかったり、隠す必要性がな
いのに隠すこともあり、空手関係の個人情報の扱いは本
当に難儀することがある。

 続いて機種依存文字について。携帯電話の普及に伴い、
アドレス管理帳などで顔文字を入れたり、異体字を使う
人もいる。他にも独自の管理方法なのか、名前の前に機
種依存の記号番号(丸の中に数字)を使う人もいます。
 こういうメールがリストの中に含まれると本当に厄介
なことが多い。全員宛の返信をすると文字化けを起こし
てしまい、返信が出来なくなったり、本文中に特殊な顔
マークを使われてしまい、添付ファイルもろとも読めな
くなっていることもある。一応、この辺は専門分野でも
あるので別のデバイスやツールやOSなどを使って対処
をしている。

 続いて返送と転送について。せっかく情報共有をして
いるのに返信先を差出人だけにする人。もちろん1対1
でのやり取りであれば良いのですが、日程調整を行う内
容のメールや大きなイベントで進捗状況を共有している
最中に差出人だけに返信する人。いちいち同じ内容を各
位にメールし直す必要があり大変に面倒だったりする。

 最後に無礼者からのメールについて。とりあえず私の
元に直接届くことは殆どないのですが、様々な団体様や
連盟様の代表メール等をバックアップとして同時転送で
受け取っていたりします。単純なバックアップで中身を
一切閲覧しないものと一応、行き違いが無いように大雑
把に内容を把握しておくように依頼を受けているものも
あります。それらの中には謎なメールが多く含まれてい
たりします。

 先ずは、スパムメールですね、これは無視。続いて広
告や営業メール。希に使えそうな案件もあるので全てが
ゴミとも言えません。一応、後学のために怪しいメール
にも目を通すようにはしています。危ない場合は担当者
の方にメールをして注意を促す場合もあります。

 で、ここからが本題とも言える無礼者たちのメールで
す。「見れません。」「大会、いつですか?」とか、内
容は別として、名前も名乗らずに完全なる用件のみだけ
する人たち。連盟によっては無記名の場合は返信をしな
いルールがあったりします。これは空手に関係なく人と
して最低限のマナーでしょうね。名前を名乗って挨拶を
して用件を伝える。メールは文章だけのやり取りになり
ますので誤解も生じやすいので敬語を適切に入れること
も大切かと思います。

 私もよく失敗していると思うのが、自分がわかってい
る部分を省略して相手に伝えてしまうことです。相手は
「それ」が何をさしているのか、何ついて書かれている
のか分からないのです。特に初めて書くメールは、誰が
見てもわかるように丁寧に伝える必要があると思います。
まして、何か依頼をするような場合は、より注意が必要
と思います。

 とても面白いのは、自分勝手なメールを送った人のも
のでも私の方ではバックアップをしていたりするので、
数年後に同じアドレスからメールが来て、ご本人が特定
出来てしまうなんてこともありますね。スマホが普及し
て便利になった分、礼節を欠いた安易な問い合わせが多
いのも事実ですね。こうしたメールを受け取り、対処を
しなければならない事務局担当者のことを思うと本当に
頭の下がる思いです。

 余談ですが、皆さんも耳にしたことがあるかと思いま
すが、メールでやり取りする際は特に5W1Hに配慮する
と行き違いを減らすことが出来ると思います。

 まぁ、偉そうにいろいろと書きましたが、私も添付の
し忘れに始まり、敬称の入れ忘れ、アドレスミスで別の
人に送ってしまったり、数知れない失敗を重ねて来まし
た。基本的に失敗や間違ってしまった際は、メールであ
っても面会であっても素直に正直に謝罪、ごめんなさい
をして同じミスをしないように心掛ければ大きなトラブ
ルに発展することはないと思います。



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